Notion 왜 쓰니? 장단점 분석
Notion(노션)이란?
notion 은 all-in-one workspace로 메모, 데이터베이스, 칸반 보드, Wiki, 달력, 알림 등을 제공해주는 어플리케이션이다.
Notion – 메모, 작업, 위키, 데이터베이스를 위한 올인원 워크스페이스.
매일 쓰는 여러 업무용 앱을 하나로 합친 새로운 도구. 당신과 당신의 팀을 위한 올인원 워크스페이스예요.
www.notion.so
쉽게 메모(문서)에 필요한 모든 기능을 합쳐둔 기능이라고 보면 된다
개인적으로 이런 메모관련 서비스 중에서 성능 대비 가격(가성비)로는 notion을 따라갈 서비스가 없다라고 생각한다
왜나하면 모든 기능을 제공해주기 때문이다
장점
1. 개인 무료
과거의 free plan에서는 일부 제한이 있어서 개인이 사용하기에는 매우 어려웠지만
20년 3월부로 기존의 제한이 있던 free plan을 모두 personal plan 변경해주면서 사실상 개인에게 무료화를 선언했다
단순하게 메모장 용도로 사용한다면 기본으로 제공해주는 personal plan도 충분할 것이다
2. 블럭(block)
notion은 라인(line)이 아니고 블럭(block)이라는 단위로 데이터가 관리하는데 사실 이게 매우 큰 장점 중 하나이다
굳이 라인이 아닌 블럭이라는 단위를 쓰는건
하나의 블럭은 하나의 텍스트일 수도 있고 이미지, 파일, 칸반보드 등등 다양한 포맷을 지원하기 때문이다.
위에 예시처럼 블럭은 라인과 별개의 개념이고 하나의 블럭은 좌측 메뉴를 통해서 관리할 수 있다.
그리고 위에서 언급된 것처럼 이미지, html, markdown, 파일 등 매우 다양한 포맷을 지원하는데
너무 많아서 굳이 언급하기 어려우니 대충 링크만 첨부하고 넘어간다
https://www.notion.so/guides/types-of-content-blocks
Types of content blocks
Text, images, math equations, 500+ embeddable services... there's a long list of the types of content you can store in Notion! This video guide shows you what you can store on a Notion page, and how.
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위의 링크를 보면 알겠지만
블럭은 단순히 관리되기 위한 단위가 아니고 하나의 템플릿 역할을 하기도 하는데
쉽게 사용하는 방법 중 하나는 notion 내에서 /를 입력하면 아래처럼 다양한 기본 블럭을 선택해서 사용할 수 있다
이뿐만 아니라 블럭마다 관리메뉴가 존재하는데
아래처럼 기본적인 삭제, 복사뿐만이 아니라 블럭에 대한 댓글, 색상까지 지정 가능하다
이처럼 notion의 핵심은 이 블럭이라는 것이다.
3. 템플릿(Templates)
하지만 페이지 전체가 하나의 포맷으로 제공되면서 간단한 예시도 좀 볼 수 있으면 좋겠는데라고 한다면 템플릿 기능을 사용하면 된다
좌측 페이지 리스트에서 빈페이지를 하나 생성하면 아래와 같이 Templates 기능이 있다
들어가면 아래와 같이 매우 다양하고 화려한 Templates를 볼 수 있는데 이걸 또 분야별로 다양하게 제공해준다
여기를 통해서 더 다양한 Templates 예시를 볼 수 있으니 참고하면 된다
https://www.notion.so/Notion-Template-Gallery-181e961aeb5c4ee6915307c0dfd5156d
Notion Template Gallery
For HR & People Ops 🐙
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보통 어떤 서비스를 쓸때 사실 접근하기 매우 어려운데
notion은 Templates를 사용한다면 이런 걱정할 필요도 없고 굳이 설명서를 읽지 않아도 직관적으로 사용할 수 있게끔 제공을 해준다
그리고 매우 강력한 기능 중 하나가 Template 의 View를 전환할 수 있다는 것이다
무슨 말이냐...
아래처럼 Todo Template을 캘린더, Table, List 등으로 자유롭게 변경할 수 있다는것이다
트렐로나 Jira 같은걸 쓰면 이런 전환이 자유롭지가 않아서 조금 아쉬운데
notion에서는 하나의 Template을 다양한 View 로 제공해주고
원한다면 Template에서 제공하지 않는 View를 직접 추가해서 관리할 수 있다
(근데 기본 제공해주는 걸로도 매우 충분하다)
4. 페이지 히스토리(Page History)
이런 Rich한 서비스를 쓰다보면 당연히 실수가 나오고 ctrl+z 의 마법이 안먹히는 순간이 오는데...
notion은 이것조차 걱정되었는지 히스토리 기능을 제공해준다
페이지 우측 상단 메뉴에서 Page History 기능을 확인할 수 있는데 이게 진짜 효자다
아래 이미지처럼 시간대별로 해당 페이지를 모두 저장하고 있다
즉, 오늘 내가 모르고 삭제한 블럭도 이 기능을 통해서 볼 수 있다는 것인데
아래 Restore version를 누른다면 현재 내가 보고 있는 날짜의 기록으로 복구된다
재밌는건 복구했을때 이전 기록이 날아가지 않고 보존되며 내가 복구한 시점조차 기록으로 남는다는 것이다
예를 들어서 아래처럼 8/31로 복구해도 기록이 추가로 쌓이는거지 기존의 기록을 날아가지 않는다는 뜻이다
혼자쓸때도 유용하고 당연히 팀에서 쓴다면...?
트롤 잡을때 매우 유용하다(보는거처럼 수정한 사람의 이름이 나온다)
5. share
아래와 같이 다양한 페이지 공유 기능을 제공한다
이 중에 제일 보편적인 기능인 초대 기능은 특정 페이지만 볼 수 있게끔 특정 유저, 그룹, 이메일 or 연동되는 앱을 제한 두는 것이다
하지만 share to web은 단순히 페이지의 링크를 외부에 공개하는게 아니라 활용법이 무궁무진한데
주로 notion 으로 블로그를 운영할때 해당 기능을 많이 사용한다.
(notion 얘네도 자체적으로 가이드북을 notion으로 제공하고 있다)
위에 보이는것처럼 도메인과 연결해서 사용한다면 나만의 작은 블로그가 될 수 있고
스타트업이라면 회사 홈페이지로도 사용할 수 있다는 것이다
심지어 이를 활용하여 notion에 react 가 렌더링되게하는 오픈소스까지 나왔는데...꼭 이렇게까지 써야하나 싶긴한데
그만큼 notion의 활용도가 매우 뛰어나다는걸 입증하는거 아닐까 싶다
https://github.com/splitbee/react-notion
GitHub - splitbee/react-notion: A fast React renderer for Notion pages
A fast React renderer for Notion pages . Contribute to splitbee/react-notion development by creating an account on GitHub.
github.com
하지만 이는 단순히 외부사람(게스트)에게 특정 페이지를 공유할때 사용하는 기능이고
팀단위로 사용할 수 있는 기능이 있는데 아래 7번에서 후술하겠다
아 그리고 제일 중요한 점은 무료버전에서는 초대할 수 있는 게스트는 딱 5명까지다
6. 실시간 동시 편집
5번에서 Allow editing 을 on한다면 초대된 사람도 해당 페이지를 수정할 수 있는데
아래처럼 어떤 사람이 해당 페이지를 보고 있고 어느 블록을 보고 있는지까지 실시간으로 볼 수 있다
사실 매우 큰 장점이자 단점일 수도 있는데
위계질서가 확실한 회사라면 좀 부담스러울 수 있는 기능이기도 하다
우측 상단 Updates 를 통해서 변경된 사항을 감시?할 수 있고
하나의 블럭을 동시에 편집하는 것도 가능하다
혹시나 누군가를 언급하고 싶다면 @유저명 으로 호출한다면 호출받은 사람에게 알림이 가서
동시 편집 기능때 매우 유용하게 사용할 수 있다
수평적인 문화가 잘 정착되어있는 회사라면 매우 좋은 기능일거 같은데...
솔직히 한국 정서에는 맞진 않아보인다(윗사람은 편하게 하라고 해도 아랫사람이 스스로 불편해할거 같은...)
그리고 에버노트의 동시편집기능과 비교해본다면 notion은 매우매우매우x10 빠르다
물론 구글 드라이브에서 제공해주는 기능보다는 속도가 좀 떨어지긴 하지만
에버노트는 문서가 많아지고 동접자가 있으면 문서 동기화가 매우 느려져서 사실상 동시편집이 어려운데
notion은 동기화가 1~2초 걸리긴하지만 그래도 그정도면 협업하는데는 문제없을 정도이다
(원래 쓰던 에버노트를 그대로 notion으로 옮겨왔으니 검증은 사실상 된거라고 보는게...?)
7. workspace
5번에서 언급되었던 게스트가 아닌 팀 단위로 유저를 관리하기 위해서는
workspace 기능을 사용해야되는데 별도의 팀요금제를 사용해야된다
(단점에서 언급하겠지만 매우 비싸다)
팀요금제를 사용하면 아래처럼 workspace 가 생기는데
workspace는 팀원끼리 볼 수 있는 공간이고
private는 나만 볼 수 있는 공간이다
(물론 private에 게스트를 초대해서 사용할 수 있다)
이건 직접 지인에게 들었던 질문인데...
그럼 게스트랑 팀이랑 무슨 차이냐???
가장 큰 차이점은 팀 요금제를 사용하면 별도의 admin tool을 제공해준다
이게 왜 장점이냐면
팀원이 소수면 상관없을텐데 많아진다면 그룹단위로 관리가 필요해지고 좀 더 다양한 권한체계가 필요할텐데
팀 요금제를 사용하면 이런게 다양한 권한체계가 가능해진다
(다양하다고 해봤자 admin, member 2가지이긴하다)
따라서 게스트와 다르게 admin tool에서는 그룹까지 지정이 가능하고 관리자를 추가로 지정할 수 있으며
workspace로 개인 공간이 분리되어 사생활과 업무공간이 분리될 수 있어서 매우 편리하다
나 또한 위에 예시처럼 업무공간과 개인 공간을 분리해서 개인 공간에는 todo나 여행 계획 같은 내용을 쓰는데
내가 페이지 이동할때 실수만 안한다면 팀 전체에 공유될 일이 없어서 매우 유용한 기능이라고 생각한다
8. Quick Find
진짜 최근 느끼는 notion 장점이 바로 이 Quick Find 기능이다
회사에서 주로 confluence 와 같은 wiki를 사용하는 사람이라면 많이 공감될텐데
내가 원하는 문서(자료)를 찾기가 진짜 쉽지가 않다
특히 한글은 유사성을 제대로 못찾는지 내가 입력한 키워드가 없는 문서도 결과로 나와서
팀원들에게 물어보거나 작성했던 히스토리를 뒤져서 찾곤하는데
notion 은 아래처럼 단순하게 찾아야될 키워드를 입력하면 그에 맞는 블럭을 찾아주는데
매우 합리적이게 잘 찾아주고 별도의 필터 기능도 제공해줘서 편리하다
진짜 최근에 작년에 했던 일을 찾아야하는 경우가 많았는데
notion 덕분에 시간을 많이 줄일수 있었다
9. 댓글
이것도 은근 유용한 기능 중 하나인데
마치 슬랙의 thread 같은 기능 같아서 블럭마다 댓글을 달 수가 있다
아래처럼 특정 문구에 첨삭처럼 남겨둘 수 있고
특정 페이지, 블럭 자체에 댓글을 남겨서 게시판처럼 사용이 가능하다
팀원끼리 쓸때도 유용하지만혼자서 사용할때도
시간과 함께 기록을 해야되는거라면 댓글로 써서 시간도 함께 확인할 수 있어서 매우 편리했다
(예를 들어서 오늘 할 일을 적어둔 페이지에 언제/어떻게 일을 끝냈는지를 남길 수 있다는 것이다)
10. 알림
주로 todo 관리할때 사용하는 기능인데 특정 시간에 맞춰서 알림을 보낼 수 있다
페이지 내에서 아래와 같이 due date 를 설정하면 모바일, 데스크탑, 메일로 알림을 보낼 수 있고
remind 기능도 있어서 지났을때도 알림을 받을 수 있게 설정 가능하다
물론... 진짜 중요한 알림은 핸드폰 알림 어플로 따로 설정해야겠지만... ㅋㅋ
그리고 아래 End date로 시작, 종료일을 설정할 수 있고
Include time 으로 시간단위로 알림을 맞출 수도 있다
todo 에서 이렇게까지 관리한다면 캘린더뷰로 바꾸어서 일정까지 쉽게 확인할 수 있을 것이다
11. 서비스 연동(integration)
사실 보면 알다시피 notion은 에버노트와 트렐로의 기능을 포함하고 있다
그러다보니 이런 서비스 또한 연동할 수 있고
구글 드라이브 또한 연동이 가능하다
물론 notion 에 직접 파일을 업로드해도 되지만
굳이 구글드라이브에 있는 파일을 이중으로 업로드할 필요는 없으니
연동해서 쓰는게 더 편리할 수 있다
트렐로는 board 단위로 import 할 수 있고
에버노트도 비슷하게 페이지를 import 할 수 있게 된다
이 뿐 아니라 가장 유명한 슬랙(slack)이랑 연동이 가능한데
아쉽게도 특정 페이지에 대해서 알림(web hook)만 연동이 가능하다
설문조사(인터뷰)를 할때 설문조사관련 페이지를 생성해서
해당 페이지에 특정 슬랙 채널을 연동해놓고 사용했는데
아래와 같이 작성한 내용, 작성자, 시간 등을 한 눈에 알아 볼 수 있어서 매우 좋았다
12. 다양한 플랫폼 지원
(애플쪽 앱들이 유난히 그런게 많은데)
보통 이런 유용한 서비스들은 꼭 맥, ios 만 지원되는 경우가 많은데
notion은 ios, 안드로이드, 웹, 윈도우, 맥(+비공식 리눅스)을 지원한다.
즉, 대부분의 플랫폼을 지원하기 때문에 개인이나 회사에서 쓰기에 매우 적합하다.
솔직히 요즘 크롬 안되는 컴퓨터가 어디있나...
13. Web Clipper
나만해도 즐겨찾기가 이렇게 많은데...
PC로 재태크나 개발 공부하시는분들이라면 블로그나 기사 등을 스크랩할때가 많은데
notion의 web clipper 를 쓴다면 매우 유용하다
브라우저에 깔리는 확장프로그램 같은건데 직접 설치해서 쓰면 매우 편리한 기능이다
아래처럼 그냥 설치 후에 스크랩하고 싶은 사이트에서 notion 아이콘을 클릭하면 우측처럼 리스트에 링크가 스크랩이 된다
재밌는건 단순히 URL만 리스트로 남기는게 아니고 해당 URL을 notion 내에서 보여준다
즉, 굳이 사이트를 하나하나 들어갈 필요없고 내용만 볼 수 있다는 것이다(이걸 응용하면 광고 차단 효과까지... 읍읍!!)
하지만 이렇게 많은 장점에도 불구하고 단점들도 당연히 존재하는데...
단점
1. 어플
나는 안드로이드 유저인데 아이폰은 어떨지 모르겠으나...
모바일 어플은 쓰라고 만든건지 모를만큼 매우x10 느리다
PC와 웹은 매우 빠른데 이상할 정도로 어플은 매우 느리다
그래서 폰에서는 거의 알림 or 보는 용도로만 사용 중이다
2. 애매한 서비스 연동
사실 trello, evernote와 실시간으로 양방향 동기화되는걸 꿈꿨는데 단순하게 단반향성 import 만 지원해준다.
또한 슬랙도 command 까지 지원되나했는데 단순 알림(web hook)만 제공해주고
애플 기본 메모나 구글 캘린더 등 좀 더 다양하게 지원해줬으면 좋겠는데 이런 부분이 지원되지 않아서 좀 아쉬웠다(그래서 맥북에 남아있는 메모는 아직도 레거시하게 방치중)
3. 다중 창
개인적으로 이게 제일 불편했는데
가끔 notion에 작성했던 문서를 보다보면 양쪽에 띄워놓고 비교하면서 봐야할때가 있는데
싱글페이지로 구현되어서 그런지 다중 창으로 보려면 굳이 메뉴에서 새창을 띄워야된다
뭔가 크롬처럼 다중탭을 지원해주면 좋을텐데 이 또한 아쉬운 점 중 하나이다
4. 로그인 방식
지금은 gmail로 바꾸어서 그나마 좀 괜찮아졌는데
학생계정(이메일)을 쓸때는 로그인이 풀리면 아래처럼 로그인해야 됐다
- 학교메일로 로그인용 메일을 보내서
- 학교메일 시스템에 로그인해서
- 받은 메일에 로그인 링크를 클릭
물론 별도의 비밀번호를 세팅해서 비밀번호 방식으로 로그인할 수 있긴한데...
이러나 저러나 솔직히 좀 귀찮다
알아서 원클릭으로 로그인되면 좋겠는데...
암튼 뭔가 회사 메일 계정을 쓴다면 로그인이 풀릴때 은근 귀찮을 것이다
(특히 폐쇄망을 쓰는 회사라면 더더욱!)
5. 요금제
그냥 심플하다. 비싸다 ㅋㅋ
Team, Enterprice는 회사에서 쓸걸 고려해서 요금을 비싸게 잡은거 같은데
아니 그래도 그렇지 Personal Pro 랑 Team이랑 admin tool 차이인데 요금이 2배인건 좀 너무한거 아닌가싶다
Team 연간 요금제로 치면 1명당 1년에 거의 $100인데
Enterprise처럼 뭔가 가격딜을 할 수 있을 정도의 규모가 아니라면 너무 비싼거 아닌가 싶다
그리고 Team / Enterprise의 기능적 차이점은 sso 랑 version history 기간뿐인데
아니 Team이랑 Personal Pro는 가격이 2배차이인데 겨우 version history 를 30일만 제공해준다는게 또 아쉬운 부분이다
6. 다중 계정
나처럼 학생계정 쓰다가 gmail로 넘어오는 경우나 개인, 회사 계정을 분리해서 쓰고 싶은 사람 등등
다중 계정을 사용하려는 사람도 은근 있을텐데 notion은 그렇게 사용하기 조금 불편하다
예를 들어서 슬랙은 workspace 별로 나눠져서 단축키로 빠르게 다른 계정(공간)을 이동하기가 편한데
notion은 단축키가 있긴하지만 굳이 계정명을 눌러서 이동해야되고
전환이 그렇게 빠르지가 않아서 불편하다
또한 가끔 로그인이 풀리는 문제 때문에 다중계정을 쓰면 로그인 풀릴때마다 좀 짜증나는것도 있고
로그인 풀렸을때 계정을 기억못하면 그 workspace 의 존재를 알 수 없다
슬랙은 로그인이 풀려도 해당 계정을 다시 로그인하면 전체 workspace 목록에 뜨기 때문에 로그인 풀려도 걱정이 없지만
notion은 로그인이 풀리면 어떤 계정이 어느 workspace에 연결되어있는지 헷깔린다...
7. 애매한 블럭
위에 장점 10번에서 알림이 좋다고 했는데, 사실 좀 불편하다
나는 단순하게 todo 리스트랑 마감일을 관리하고 싶은데 기능이 많다보니 간단하게 알림 설정하기는 좀 어렵다
그렇다고 기본 블럭 중 todo를 쓰자니...
좀 알아서 지워지거나 숨겨지면 좋을텐데 너무 간단해서 쓰기가 애매하다
이런 부분 때문에 결국 칸반보드 스타일이 강제되기도 한다
그리고 칸반보드를 쓰면 결국 모바일에서 느려서 쓰기 또 불편해진다
또한 다른 Template 도 귀찮은게 있는데
아래처럼 테이블 View를 보면 row / column 도 각각 블럭이기 때문에
나는 그냥 간단하게 그냥 텍스트만 수정해서 쓰고 싶은데
실수로 저렇게 페이지로 열리면 은근 짜증난다
(이게 은근 실수를 많이해서 잘못누르는 경우가 많다)
8. 통계
이건 Jira 같은걸 쓰다보면 드는 생각인데
스프린트 같은걸 notion에서 관리하면 이번주는 몇개의 일이 새로 생기고 완료했는지에 대한 대시보드(통계) 같은걸 보고 싶은데
notion에서는 그런 기능을 제공해주지 않는다
물론 또 굳이 쓰자면 아래 charts 기능으로 쓸 순 있긴한데 구글시트를 연동해서 하는거라서
공용구글계정도 있어야되고 구글시트 파일도 관리해야되서 매우 번거롭다
https://www.notion.vip/charts/
Notion Charts
Generate embeddable charts — beautifully optimized for Notion.
www.notion.vip
오히려 이런걸 Template로 제공해야되는거 아닌가 싶은데...
이런 data visualize 쪽이 약하다는게 큰 단점 중 하나이다.
9. admin tool
이건 외국 제품의 공통적인 특징인데,
유저 권한을 조정할 수는 있는데 유저의 이름이나 프로필 같은건 admin 이 관리할 수 없다
예를 들어서 gmail로 초대했더니 이름 대신에 닉네임으로 가입해서 username을 바꿔야한다면
당사자에게 직접 변경해달라고 요청해야된다
이것도 개인정보 문제라면 어쩔 수 없다고는 생각이 드는데
그래도 username 정도는 바꿔도 되지 않나 싶기도하고...
그리고 유저/그룹이 많아지면 notion 내에서 관리가 매우 어려운데
그룹마다 유저를 한명씩 지정해야되서 규모가 큰 회사라면 유저<>그룹 매칭하다가 세월 다 보낼거 같다
뭔가 엑셀처럼 대량으로 체크해서 추가할 수 있도록하거나
애초에 가입할때 그룹을 지정해서 초대할 수 있게끔하는 기능이 있어야할거 같은데
아무튼 규모가 큰 회사에서는 관리하기 쉽지 않아보인다
직접 사용한 예시
나는 주로 이렇게 많이 사용하고 있다
결론
소규모 팀이나 스타트업이라면 매우 유용하게 사용할 수 있겠지만
대기업에서는 관리하기가 쉽지 않아보임
에버노트, 트렐로, 메모장 등의 상위호환 버전으로 볼 수 있으나
데이터 이전을 지원해주는건 에버노트, 트렐로 뿐
단순히 개인 메모용도로는 적합하나 업무 프로세스 관리하기에는 적합하지 않음
채팅 기능이 없기 때문에 결국 메신저를 따로 사용해야됨
개인 블로그나 단순한 사이트 만들기엔 별도의 비용이 발생하지 않아서 매우 좋을듯
다양한 Template을 지원해줘서 활용방법은 무궁무진하나 기능마다 살짝 아쉬운 부분이 있음
Jira + Confluence 가 불편하다면 대체 가능하나 대시보드 구성이나 유저 관리에 어려움이 있을 수 있음
서비스 자체는 한국어를 지원하나 support 까지 한국어를 할 줄 아는 직원이 대응해주는지는 알 수 없음
(쏘카, 삼성 등이 쓴다고 나와는 있는데 고객 리뷰가 한글로 나온게 없음)
https://www.notion.so/customers/socar
SOCAR's documentation helps engineers learn from each other
SOCAR is the largest car-sharing platform in South Korea. Its data team uses Notion to share, grow, and track the progress of projects so the company can make effective, data-driven decisions.
www.notion.so
아무튼 돈내고 쓸만하지만 주로 업무에서 쓰는 Jira + Confluence 조합을 이기기엔 좀 애매하다
하지만 비개발자나 개인용도로 쓰기엔 매우 적합해보인다